43 foldery, czyli łatwy sposób na sprawne zarządzanie dokumentami

Twoje biurko tonie od sterty dokumentów, kartek, notatek, faktur, prospektów i innych papierów? Nie wiesz, gdzie mógłbyś je schować i w jaki sposób posortować, tak by potem wszystko bez trudu odnaleźć? Idealnym, bo niezwykle łatwym rozwiązaniem jest zorganizowanie całej dokumentacji w 43 foldery.

43 foldery, co to takiego?

43 foldery to możliwy do wykonania w warunkach biurowych i domowych sposób na uporządkowanie i ułożenie wszystkich dokumentów – zarówno tych firmowych, jak i prywatnych, którymi musisz zająć się w najbliższym czasie. Najbliższy nie znaczy tylko jutrzejszy dzień, ale także przyszły rok. 43 foldery to nic innego jak 43 teczki, zakładki lub przekładki ponumerowane i podpisane w następujący sposób: 12 z nich to odpowiedniki kolejnych miesięcy w roku, a pozostałe 31 to numeracja poszczególnych dni w miesiącu. Zatem, jeśli daną sprawą masz zająć się 29 listopada, to odpowiedni dokument wkładasz do teczki z numerem 29 (oczywiście pod warunkiem, że aktualnie mamy listopad). A gdy zadanie planowane jest na styczeń, to ląduje wówczas w zakładce z nazwą właściwego miesiąca. Teczki mogą być posegregowane zgodnie z bieżącym miesiącem, co oznacza, że w całym ułożeniu dokumentów najbliżej, w zasięgu Twojej ręki są te z nich, którymi masz zająć się w kolejnych dniach aktualnego miesiąca. Możesz również ułożyć teczki zgodnie z podziałem dziennym, ale już nie w obrębie danego miesiąca, lecz najbliższych 31 dni.

Szuflada, teczka czy segregator?

W zależności od tego, jaką ilością dokumentów dysponujesz i czy spędzasz większość czasu pracy, siedząc w biurze, taki też rodzaj kartoteki z folderami powinieneś wybrać. Gdy masz naprawdę sporo dokumentów i innych firmowych papierów, najlepsza będzie biurowa szuflada z przekładkami czy teczkami. Po otwarciu szuflady na początku zawsze powinny się znaleźć te dokumenty, którymi musisz zająć się w najbliższym czasie. Jeśli natomiast nie zgromadziłeś jeszcze zbyt wielu dokumentów, to z pewnością wystarczy Ci jedna teczka z 12 zakładkami, tzw. teczka harmonijkowa. W obrębie tych 12 przegródek zastosuj dodatkowy podział na kolejne dni miesiąca. Innym sposobem w przypadku niewielkiej ilości dokumentów jest zwykły segregator biurowy zaopatrzony w przekładki. Zaletą teczki oraz segregatora jest ich mobilność, możesz je bowiem zabrać ze sobą na spotkania firmowe.

Warto poznać system 43 folderów, tym bardziej, że jego przygotowanie nie wymaga wielkiego nakładu czasu ani dużych kosztów, a w bardzo łatwy sposób może usprawnić naszą codzienną pracę.