Maksymilian Śleziak

Mała firma, dużo dokumentów – sprawna archiwizacja

/0 Komentarze/w /Autor

Jak zatem sprawić, by dokumenty te zawsze znalazły się pod ręką i był do nich prosty dostęp? Bezwzględnie potrzebny będzie sprawny system archiwizacyjny oraz odpowiednia przestrzeń do przechowywania.

Elektroniczne systemy archiwizacyjne

Jak wiadomo, nowocześnie funkcjonujące firmy, to takie, w których system rejestracji oraz obiegu dokumentów zapisywany jest nie w tradycyjnych, przestarzałych już, ręcznie wypełnianych książkach korespondencji, (względnie w excelu w komputerze), a za pomocą nowoczesnych programów i systemów archiwizacyjnych, dających mnóstwo możliwości użytkownikom. Dzięki sprawnym programom ich użytkownicy mają możliwość śledzenia całego procesu obiegu dokumentacji od momentu jego wpływu do kancelarii, aż do etapu końcowego, jakim jest odpowiedź na pismo, zakończenie sprawy i zarchiwizowanie jej. Systemy do archiwum, z jakich najczęściej korzystają firmy, to dedykowane programy stworzone na indywidualne potrzeby danej firmy, znacznie usprawniające pracę.

Składowanie dokumentacji – regały przesuwne i inne rozwiązania

Sprawnie zarządzana firma, to jednak nie wyłącznie dokumentacja elektroniczna. To również mnóstwo dokumentów papierowych, składowanych w najróżniejszych miejscach, poczynając od segregatorów, na pudłach archiwizacyjnych kończąc.

Dokumenty te następnie gromadzone są na różnego rodzaju regałach, dzięki którym każdy dokument może znaleźć się łatwo i szybko w zasięgu ręki. Oprócz dokumentów papierowych firmy gromadzą też i dokumentację z zapisem elektrycznym. W obu tych przypadkach do tego celu służą przede wszystkim bardzo wygodne regały przesuwne, zarówno mechaniczne, jak i elektryczne, regały stacjonarne, rotacyjne, także szafy obrotowe, regały jezdne do archiwum (firmy budmax), itp. Dzięki odpowiednio dobranym regałom zyskuje się nie tylko łatwy dostęp do dokumentacji, ale i zyskuje na przestrzeni. Wygoda, optymalne wykorzystanie przestrzeni, ergonomia pracy, to tylko niektóre z zalet profesjonalnych regałów. W zestawieniu ich z przydatnymi dodatkami typu zawieszki, stojaki, haczyki etc., biuro, czy magazyn stają się miejscem uporządkowanym i wręcz przytulnym.

Spotkanie biznesowe
Maksymilian Śleziak

Reguły biznesowych spotkań

/0 Komentarze/w /Autor

Nasze zachowanie w trakcie rozmowy ma kluczowy wpływ na to, jak się ona potoczy i czy przyniesie spodziewany efekt. Takie sytuacje potrafią być bardzo skomplikowane i pewne niuansów, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z ludźmi spoza granic naszego kraju. Jak więc wyjść z tej sytuacji obronną ręką?

Goście z innego kraju

Różnice kulturowe potrafią nam skutecznie utrudnić kontakt z drugim człowiekiem. Zazwyczaj wiążą się one z odmienną tradycją, obyczajami, a także z różną interpretacja zachowań i przestrzeganiem odmiennych norm w biznesie. Inaczej należy zatem przeprowadzać spotkanie z gościem ze Stanów Zjednoczonych, a inaczej z potencjalnym partnerem z krajów azjatyckich. Czasami nawet rozmowa z osoba z innego europejskiego państwa może stać się dla nas problemem. Nie tylko kultura, ale i sam model prowadzenia kontaktów biznesowych różni się pomiędzy Państwami, warto więc zdobyć rzetelna wiedzę na ten temat. Azjaci to w biznesie osoby bardzo powściągliwe, stąd też duża trudność w pozytywnym kontakcie z nimi. Zamiast uścisku dłoni, ukłon – ta zasada może czasem sprawić, że zostaniemy odebrani jako niepewni siebie, gdyż nie jest to dla nas naturalny element przeprowadzania spotkań.

Z Amerykanami jest trochę łatwiej, gdyż ich kultura wykształciła w nich o wiele większą otwartość. Rozmowy prowadzą bardzo swobodnie, nie trzymają się kurczowo formalnych sformułowań i tytułowania siebie nawzajem jako pan, czy pani. Lubia mówienie sobie po imieniu, a czas poświęcony na spotkania biznesowe chętnie spędzają w przyjemnych, niesztampowych lokalizacjach. Europejczycy są w zasadzie pomiędzy tymi modelami savoir-vivru w biznesie. Amerykanie swoją otwartością mogą wzbudzić w nas podejrzenia, z kolei Azjaci krępować brakiem elastyczności.

Znaleźć złoty środek

Podstawową praktyka w tego typu sytuacjach jest rzetelne przygotowanie się do spotkania. Internetowa przestrzeń posiada wręcz nieograniczone zasoby, gdzie możemy znaleźć porady a także wyznaczniki, jak należy postępować w kontaktach biznesowych z gośćmi z innego, obcego kraju. Zawsze jednak powinniśmy szczególnej uwadze poświęcić odpowiedniość wyglądu naszego stroju. Krótki rękaw koszuli, zbyt mało elegancka marynarka, ostry makijaż u Pań, czy zbytnie odsłonięcie dekoltu – to nie zadziała na naszą korzyść. Przećwiczenie uprzejmości (szczególnie ważne w kontaktach z Azjatami) też może się przydać. Dzięki takiemu przygotowaniu, zaplanowane spotkanie na pewno przebiegnie nam o wiele spokojniej i będzie w ogólnym rozrachunku bardziej udane.

Gdy kontakt z potencjalnymi partnerami trwa np. cały dzień warto zaplanować przerwy. Jest to dobry sposób na możliwość spokojnego zastanowienia się nad strategią oraz ocenę sytuacji i przeprowadzenie bilansu zysków i strat. Należy wykazać się także na gruncie pozazawodowym i np. urządzić zwiedzanie jakiejś lokalnej atrakcji (metafory, że z nami warto robić interesy). Na koniec podziękowania – nie ważne czy jesteśmy gospodarzem czy gościem. Można nawet obdarować jakimś drobiazgiem drugą stronę negocjacji biznesowych, jednak np. Japończycy nie mają takiego zwyczaju i odbierają go negatywnie.

Tekst powstał we współpracy z portalem biznespath.pl podejmującym tematykę biznesu.