Okulary do pracy – jak prawidłowo rozliczyć?

Recepta od lekarza na okulary

O obowiązku zapewnienia okularów pracownikowi przesądza zalecenie lekarza medycyny pracy, wystawione na podstawie:

  • skierowania od pracodawcy, na którym wskazano, że pracownik co najmniej połowę swojego czasu pracy wykonuje obowiązki przed monitorem ekranowym, oraz
  • przeprowadzonych badań okulistycznych.

Co ważne, zaświadczenie lekarskie, aby obowiązywało pracodawcę, koniecznie musi być wystawione przez lekarza medycyny pracy, i to w ramach badań wstępnych lub badań okresowych.

A co z soczewkami kontaktowymi?

Jeżeli w zaświadczeniu lekarskim od lekarza medycyny pracy będą wskazane inne środki ochrony indywidualnej pracownika, np. szkła kontaktowe – to będziemy do nich stosować te same zasady, co do okularów.

Koszty dla pracodawcy

Wielu pracodawców nie pokrywa pracownikom całych kosztów okularów, a jedynie wypłaca dofinansowanie do ich zakupu. Wartość dofinansowania powinna być wskazana kwotowo w regulaminie wewnętrznym pracodawcy, i ustalona na takim poziomie, aby możliwy był zakup chociażby najtańszych wymaganych szkieł wraz z oprawkami.

Pracodawca, wypłacając pracownikowi zwrot za okulary lub jedynie dofinansowanie, wartość tego świadczenia może ująć w kosztach. Wynika to z ogólnie przyjętej zasady, że wszelkie świadczenia na rzecz pracowników są dla pracodawcy kosztem (z nielicznymi wyjątkami wymienionymi w ustawie podatkowej, które nie dotyczą jednak bhp).

Co ważne, jeżeli pracodawca jedynie wypłaca dofinansowanie, to zdarzeniem generującym koszt u pracodawcy jest wypłata dofinansowania, a nie faktura na okulary (faktura jest tylko dokumentem pomocniczym, potwierdzającym poniesienie wydatku przez pracownika). Dlatego w tym przypadku, ujęcie kosztu w księgach rachunkowych lub w książce przychodów i rozchodów powinno mieć miejsce pod datą wypłaty dofinansowania, a nie pod datą zakupu okularów przez pracownika.

Czy to przychód dla pracownika?

Według zasady generalnej: wszystko, co pracownik otrzymuje od pracodawcy, jest dla niego przychodem. Jednak na podstawie art. 21. 1. pkt. 11) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychód z tytułu świadczeń, przysługujących na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, są zwolnione z opodatkowania. Wartość dofinansowania za okulary nie będzie również doliczona do podstawy wymiaru składek ZUS.

 

Na kogo faktura

W ramach obowiązujących przepisów, pracodawca może zdecydować się na jedno z dwóch możliwych rozwiązań:

  1. zakupić okularów dla pracowników, tak samo jak odzież roboczą czy inne środki ochrony indywidualnej,
  2. wypłacić pracownikom dofinansowanie do zakupu okularów, w ustalonej regulaminowo kwocie.

Wybór któregoś z powyższych rozwiązań będzie miało konsekwencje w rozliczeniu VAT.

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na pierwsze rozwiązanie, faktura za okulary powinna być wystawiona na pracodawcę. W konsekwencji, pracodawca oprócz zaliczenia w koszty będzie mógł odliczyć VAT wykazany na tej fakturze. Okulary są w tej sytuacji własnością pracodawcy, i pracownik co do zasady powinien z nich korzystać wyłącznie w ramach wykonywania obowiązków służbowych.

W przypadku drugiego rozwiązania, faktura za okulary może być wystawiona na pracownika. Pracodawca jedynie wypłaca dofinansowanie, nie jest więc nabywcą tego towaru. Oznacza to, że nie może mieć prawa do odliczenia VAT. Okulary są własnością pracownika, i może on z nich korzystać również do celów prywatnych.

Okulary dla przedsiębiorcy

Zasady opisane powyżej dotyczą wyłącznie pracowników (zatrudnionych na podstawie umowy o pracę). Zakup okularów dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą nie może być rozliczone „na firmę”. Wynika to z podejścia fiskusa, który okulary dla przedsiębiorcy traktuje nie jako narzędzie do prowadzenia działalności, lecz… świadczenie na cele osobiste. Oznacza to, że przedsiębiorca ani nie wpisze zakupu okularów do księgi podatkowej, ani nie odliczy od nich VAT.

Artykuł przygotowany przez ekspertów współtworzących oprogramowanie z linii Streamsoft PCBiznes.

1 komentuj
  1. Weronika
    Weronika says:

    Co w przypadku, kiedy pracuje się z pacjentem na ortodoncji i wykonuje czynności, które związane są z użyciem małych elementów i wymagają dobrego widzenia. Chodzi o okulary korekcyjne dla przedsiébiorcy używane wyłącznie w pracy

    Odpowiedz

Dodaj komentarz

Chcesz się przyłączyć do dyskusji?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.