Wirtualne biuro – gdzie możemy zarejestrować firmę?
Coraz więcej osób decyduje się na założenie firmy, spółki lub po prostu jednoosobowej działalności gospodarczej. Już w momencie rejestracji firmy musimy podać jej adres i miejsce wykonywania działalności. Wynajem biura wiąże się z dodatkowymi kosztami. Dlatego coraz więcej osób decyduje się na wirtualne biuro.
Gdzie możemy zarejestrować firmę?
Firmę możemy zarejestrować w lokalu, do którego prawa posiadamy. Najlepszą gwarancją jest akt notarialny, który potwierdza, że jesteśmy wskazani wśród właścicieli lokalu. Może być to również miejsce ,w którym jesteśmy zameldowani. Często bowiem zdarza się że przedsiębiorca prowadzi firmę w lokalu użyczonym od rodziny czy znajomych. Należy wtedy sporządzić umowę zezwalającą na użyczenie lokalu przez czas oznaczony lub nieoznaczony (art. 710 k.c.). W umowie poza oznaczeniem stron powinien znajdować się opis przedmiotu użyczenia. Warto podać jego powierzchnię lokalu oraz numer księgi wieczystej. Możemy również wydzielić powierzchnię z domu mieszkalnego. Umowa powinna zawierać również czas trwania użyczenia i dookreślać sposób użytkowania lokalu. Biorący do używania ponosi też koszty utrzymania rzeczy użyczonej. Użyczenie jest bezpłatne, ale może zmienić się wysokość podatku od nieruchomości. Często jednak miejsce zameldowania i dom rodzinny oddalone są wiele kilometrów od miejsca wykonywania działalności, co bardzo utrudnia odbieranie korespondencji i wizyty urzędowe, w takiej sytuacji sprawdza się wirtualne biuro. Rejestracja firmy może również odbyć się w wynajmowanym mieszkaniu. Tytułem prawnym do lokalu jest również umowa najmu. Gdy w umowie wyraźnie wskazano, że lokal ma przeznaczenie mieszkalne, konieczna jest zgoda właściciela nieruchomości na prowadzenie w nim działalności gospodarczej. Zgodnie z polskim prawem w mieszkaniu może być prowadzona działalność gospodarcza, o ile w żaden sposób nie oddziałuje to na pozostałych mieszkańców budynku.
Najemcy jednak niechętnie decydują się na wynajem mieszkań pod jednoosobową działalność gospodarczą. Zdarzają się bowiem przypadki, że po czasie pod wskazanym przez nieuczciwego najemcę adresem zaczną pojawiać się osoby, które żądają zapłaty zaległych świadczeń czy też firmy windykacyjne lub komornicy. Taki incydenty utrudniają dalszy wynajem. Dla zainteresowanych założeniem działalności istnieje jednak sprawdzająca się od wielu lat alternatywa – wirtualne biuro.
Jest jeszcze jedno małe „ale”
Zanim jeszcze przejdziemy do możliwośći jakie daje nam usługa wynajmowania adresu dla firmy w wirtualnym biurze, wspomnijmy jeszcze o jednej kwestii, istotnej zwłaszcza z punktu widzenia spółek prawa handlowego (np. spółek z o.o.). Otóż jeżeli spółka jest zarejestrowana pod adresem wspólnika i bezpłatnie korzysta z jego lokalu, to urząd skarbowy może dojść do wniosku, że spółka osiąga z tego tytułu przychód, który podlega opodatkowaniu i naliczyć podatek nawet za wcześniejsze miesiące w których spóka korzystała z adresu wspólnika.
Czym jest wirtualne biuro?
W Internecie można już znaleźć sporo definicji, niemniej istota sprawy tkwi w tym, że każda firma musi mieć adres, i to właśnie w podstawowej ofercie zpewnia nam wirtualne biuro. Adres do korespondencji i adres do rejestracji firmy jest pakietem, który rozszerza się w zależności od oferty firm. Dodatkowo mamy do dyspozycji odbieranie, skanowanie czy wysyłkę korespondencji na inny wskazany adres z częstotliwością do ustalenia w zależności od pakietu, który wybierzemy. Dla właścicieli firm dostępne sale konferencyjne na spotkania z klientami. Firma może otrzymać dedykowany numer telefonu z automatyczną opcją przekierowania połączeń. Często mamy również do dyspozycji obsługę księgową w tej samej lokalizacji w atrakcyjnej cenie. Jeśli już decydujemy się na wirtualne biuro, ważne jest aby wybrać takie, które świadczy usługi na wysokim poziomie i dysponuje lokalem w odpowiednim standardzie, pozwalającym na realną obsługe zarządu firmy oraz klientów. Innymi słowy, chodzi o to, że jeśli we wniosku o rejestracje podmiotu jako podatnika VAT, jako adres firmy podamy adres jakiegoś postostanu lub piwnicy w której działa wirtualne biuro, wówczas urząd skarbowy może nabrać podejrzeń co do intencji porwadzenia działalności nie zarejestruje. Ten probelm jest bardzo obszernie opisany tutaj: twojewirtualnebiuro.pl/pl/witualne-biuro-a-problem-rejestracji-jako-podatnika-vatMnogość ofert oraz rozwiązań dla bizensu.
Oferty są bogate i zróżnicowane w związku z rosnącym zainteresowaniem tego rodzaju usługi. Kwoty wahają się w granicach od 40 do 200 zł miesięcznie w zależności od wyboru pakietu usług. Poza korzyścią materialną (relatywnie niskie koszty lokalu) osoba zakładająca firmę zyskuje również korzyści wizerunkowe. Adres biura może znajdować się w jednaj z najbardziej prestiżowych dzielnic stolicy, w otoczeniu firm z branży konkurencyjnej. Wirtualne biura to często w pełni przystosowane i wyposażone biurowce z dobrze kojarzącą się marką. Firma korzystająca z usług wirtualnego biura dodatkowo unika odpłat związanych z utrzymaniem pracowników, czynszem czy wynajmem sali konferencyjnej.
Poza tym, wirtualne biura coraz cześciej oferują szereg usług dodatkowyc dla firm, np. prowadzenie księgowości (co już było wspomniane), usługi rejestracji nowych firm (w tym spółek), usługi związane z oragnizacją promocji, pomoc prawną oraz outosurcing IT. Usługi te, często są ujente w atrakcyjne pakiety, dzięki czemu firmy mogą załatwić wiele spraw w jednym miejscu za rozsądne pieniądze.
