Faksymile i logo – dodatkowy atut pieczątki firmowej

Obecnie prawie każdy przedsiębiorca posiada swoją własną pieczątkę. Nazwa firmy, dane adresowe oraz kontaktowe, czy oznaczenie przedmiotu działalności nie przykują jednak uwagi klienta, czy kontrahenta. Dobrym sposobem na wyróżnienie się na tle konkurencji jest pieczątka z logo albo z faksymile.

Czym jest faksymile

Faksymile to nic innego jak umieszczona na pieczątce kopia odręcznego podpisu. Zazwyczaj pieczątkę z podpisem wykorzystuje się do sygnowania mniej ważnych dokumentów przez pracowników biura, którzy wyręczają tym samym przełożonego. Faksymile stosuje się też powszechnie do sygnowania indeksów na uczelni, których rektor nie mógłby podpisać własnoręcznie oraz części dokumentów urzędowych, czy przykładowo umów cywilnoprawnych.

Dobry sposób, by nie utonąć w stosie dokumentów

Jeszcze do niedawna faksymile dominowało w większych instytucjach. Dziś śmiało wkracza do średnich, a nawet małych przedsiębiorstw. A to dlatego, że pieczątka z podpisem doskonale sprawdza się do wybijania na kartkach okolicznościowych, informatorach oraz broszurach wysyłanych przez firmę do swoich klientów. Pieczątka z kopią odręcznego podpisu z pewnością wygląda znacznie bardziej profesjonalnie w oczach odbiorcy niż ta klasyczna i rzutuje w sposób pozytywny na postrzeganie przedsiębiorstwa. Dodatkowym atutem pieczątki z podpisem jest fakt, że nie stanowi wydatku, który byłby poważnym obciążeniem dla budżetu firmy.

Faksymile a przepisy prawne

Bez wątpienia faksymile usprawnia proces podpisywania wielu dokumentów. Trzeba jednak pamiętać o tym, że nie posiada on cech odręcznego podpisu. Z prawnego punktu widzenia nie różni się niczym od zwykłej pieczątki. Gdy konieczne jest potwierdzenie ważności danego dokumentu, odręczny podpis jest konieczny, a pieczątka z podpisem nie może go zastąpić. Czasami jednak (poza wyjątkowymi okolicznościami) faksymile wymyka się spod rygoru prawa i pozwala w sposób wyraźny zaoszczędzić czas.

Przed zleceniem wykonania pieczątki z faksymile

Jeśli chcemy, by pieczątka z podpisem była wykonana profesjonalne, musimy pamiętać o kilku ważnych kwestiach dotyczących przygotowania podpisu:

  • powinien być wyraźny, większy lub minimum tej samej wielkości, co ostateczny podpis na pieczątce, przygotowany na białej kartce.
  • zapisany czarnym długopisem nawet wtedy, kiedy ostateczny podpis na pieczątce ma być w kolorze.
  • jeśli planujemy wielokolorowy podpis na pieczątce, to trzeba pamiętać, że kolory nie mogą na siebie nachodzić, ani stykać się ze sobą (odstęp między kolorami powinien wynieść co najmniej 2-3 mm).
  • podpis najlepiej złożyć kilka razy, dzięki czemu łatwiej będzie wybrać ten najlepszy do obróbki graficznej.

Logo na pieczątce w służbie promocji

Kreowanie pozytywnego wizerunku firmy jest w dzisiejszych czasach nieocenione. Dobre opinie o przedsiębiorstwie przyciągają nowych klientów, umacniają dotychczasowe relacje, są potwierdzeniem dobrego wyboru kontrahentów.

Jednym z kluczowych elementów mających wpływ na wyobrażenie o firmie jest logo. Nie ważne, w jakiej branży prowadzisz działalność. Logo na klasycznej pieczątce na pewno będzie jej dodatkowym atutem.

Pieczątka z logo – zalety

  1. Pozwoli wyróżnić się na tle konkurencji.
  2. Jest bardziej oryginalna, a co za tym idzie łatwiej zauważalna dla klienta.
  3. Identyfikuje firmę i umacnia wizerunek marki.
  4. Wygląda bardziej profesjonalnie i wzbudza zaufanie.
  5. Zwiększa prestiż marki.
  6. Wywołuje określone skojarzenia.
  7. Podkreśla dbałość o firmę.

Logo na pieczątce – podstawowe informacje

Analogicznie jak w przypadku faksymile, projekt logo, który ma być zamieszczony na pieczątce, powinien spełniać pewne kryteria:

  • do obróbki graficznej najlepszy jest plik zawierający grafikę wektorową, czyli posiadający takie rozszerzenia jak .cdr, .eps, .ai, .svg, .pdf.
  • logo powinno być czytelne i wyraźne. Nie może też być zbyt małe, ponieważ źle wpłynie na odbiór szczegółów.
  • jeśli interesują nas pieczątki kolorowe z logo, to minimalne odległości między kolorami powinny wynieść 2-3 mm. Warto pamiętać o tym, że subtelne różnice między poszczególnymi kolorami mogą nie zostać w pełni oddane.
  • wszystkie czcionki wykorzystane w projekcie pieczątki z logo powinny być przekształcone na krzywe.

Wyprzedzając konkurencję o krok

Pieczątki są bardzo powszechne wśród przedsiębiorców różnych profesji. W większość ich jakość można ocenić jako przeciętną, a nastawienie jest głównie użytkowe. Warto jednak w swojej firmie sięgnąć po bardziej zaawansowane rozwiązania i zamówić pieczątkę z logo albo faksymile. Dla przykładu pieczątka z logo w dwóch kolorach zamiast w jednym sprawi, że będzie ona wyglądała bardziej okazale.

Zamawiając pieczątkę z faksymile lub z logo można upiec dwie pieczenie na jednym ogniu. Z jednej strony taka pieczątka będzie praktyczna, ponieważ pozwoli zaoszczędzić czas, z drugiej to nienachalna forma promocji firmy. Logo na pieczątce pozwoli na łatwiejszą identyfikację firmy, a to już pierwszy krok do przodu na drodze do pozyskania klienta.

Przykłady odbić różnego typu pieczątek firmowych można znaleźć na stronie:
http://www.stampler.pl/odbicia-pieczatki-firmowe.

Faktura wypisywana na druczku – czy ma to jeszcze przyszłość?

Wielu przedsiębiorców zakładających swoją pierwszą firmę prędzej czy później staje przed dylematem: „ W jaki sposób będę wystawiał faktury?”.

Możliwości są dwie:

1. Ręcznie na druczku kupionym w sklepie papierniczym,

2. Automatycznie za pomocą programu do faktur.

Warto tutaj zadać sobie dodatkowe pytanie ile faktur rocznie będziemy wystawiać. Wydaje się, że przy kilku fakturach można skorzystać z gotowych druczków, ale już przy większej ilości byłoby to bardzo kłopotliwe. Dlatego warto zastanowić się nad programem, który będzie szybki, prosty w obsłudze a jednocześnie zautomatyzowany tak, że wystawienie faktury zajmie kilka sekund. Przykładem takich programów są Small Business firmy Mega-Tech.

Mamy tu do wyboru dwie wersję:

– Faktura Small Business – prosta wersja programu do wystawiania różnego rodzaju dokumentów sprzedaży, pozwalająca również na wysyłanie faktur mailem, prowadzenie kartoteki klientów i towarów, a także generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego,

– Faktura Small Business Handel – wersja rozszerzona, posiadająca wszystkie moduły występujące w wersji podstawowej oraz dodatkowo stany magazynowe, faktury zakupowe, dokumenty magazynowe i kasowe, możliwość integracji ze sklepem internetowym Shoper i wiele innych.

Wobec powyższego można spokojnie stwierdzić, że faktury wypisywane na druczkach albo czystych kartkach papieru nie mają już dzisiaj sensu. Nawet jeżeli wystawiamy kilka faktur rocznie to warto zaopatrzyć się w program do wystawiania faktur, ponieważ nie tylko znacznie skrócimy czas wystawiania faktury, ale i też nasza firma będzie sprawiać wrażenie bardziej profesjonalnej. Ponadto program obliczy wszystko za nas (VAT, podsumowanie netto, podsumowanie brutto). Jeżeli wystawiamy faktury z określonym terminem płatności, zamiast sprawdzać w kalendarzu czy dany kontrahent nie spóźnia się z wpłatą, program sam wskaże, które faktury są  „przeterminowane”.

Podsumowując, wszystko przemawia za tym aby wystawiać faktury za pomocą dostosowanych do tego programów. Jedynym argumentem, który mógłby przemawiać za gotowymi druczkami jest to, że kosztują on kilka złotych. Jednakże biorąc pod uwagę koszt programu (200 zł netto za licencję na rok a później 100 zł za przedłużenie na kolejny) nawet ten argument można potraktować z przymrużeniem oka.