Zgłoszenie pracowników do ubezpieczeń – jakie formularze?

Każdy pracodawca, zakładając działalność i zatrudniając pracowników, ma obowiązek zgłosić do ZUS-u siebie jako płatnika składek oraz osoby ubezpieczone z tytułu nawiązania stosunku pracy. Aby nie pogubić się w gmatwaninie dokumentów, poniżej krótka instrukcja na temat rodzajów niezbędnych formularzy.

Płatnik składek

Pracodawca w ciągu 7 dni od zatrudnienia pierwszego pracownika, czyli nawiązania pierwszego stosunku pracy, składa we właściwej dla siebie siedzibie ZUS jeden z dwóch formularzy: ZUS ZFA – jeśli płatnik składek jest osobą fizyczną, lub ZUS ZPA – w przypadku, gdy pracodawca to osoba prawna bądź jednostka organizacyjna takiej osobowości prawnej nieposiadająca. Wraz z odpowiednim formularzem dostarczyć musi on kopie zaświadczeń: z Urzędu Skarbowego o nadaniu mu numeru NIP oraz z Urzędu Statystycznego o nadaniu REGON-u. Dodatkowo, pracodawca dostarcza dwa formularze: ZUS ZAA, podając w nim wszystkie adresy swojej działalności, jeśli różnią się od tego podanego w głównym zgłoszeniu, oraz ZUS ZBA, w którym winien uwzględnić wszystkie rachunki bankowe, jakie posiada. W przypadku jakiejkolwiek zmiany swoich danych płatnik składek ma obowiązek powiadomić o niej ZUS w ciągu 14 dni. W tym celu składa formularz ZUS ZIPA.

Zgłoszenie do ubezpieczeń pracowników

W zależności od wyboru rodzaju ubezpieczenia pracodawca w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy zgłasza swoich pracowników do ubezpieczenia na jednym z dwóch formularzy: ZUS ZUA – gdy zatrudniony objęty jest ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym, lub ZUS ZZA – w przypadku jedynie ubezpieczenia zdrowotnego. Każda zmiana danych ubezpieczonych pracowników musi być zgłoszona przez pracodawcę do ZUS-u w ciągu 7 dni na formularzu ZUS ZIUA. Płatnik składek może także zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny pracownika. Musi to uczynić wraz ze zgłoszeniem swojego zatrudnionego. Ma w takiej sytuacji do wyboru dwa formularze: ZUS ZCA – jeśli adresy pracownika i członka jego rodziny są identyczne, lub ZUS ZCNA – w przypadku różnych adresów.

Wyrejestrowanie z ubezpieczeń zgłasza się do ZUS-u na dwóch formularzach: ZUS ZWUA – gdy chcemy wyrejestrować ze składek pracownika, oraz ZUS ZWPA – w przypadku, gdy wyrejestrowujemy z ubezpieczeń siebie jako płatnika składek w sytuacji zakończenia działalności.