Przechowywanie dokumentów

Przechowywanie dokumentów pracowniczych

Dokumenty ZUS

Szczegółowe przepisy tylko po części określają reguły przechowywania dokumentacji ubezpieczeniowej zatrudnionych. Potrzebny czas różny jest w zależności od ich rodzaju czy przeznaczenia. Dokumenty zgłoszeniowe, rozliczeniowe i płatnicze ze zrozumiałych względów muszą podlegać różnym okresom ochronnym.

Dokumenty zgłoszeniowe – tutaj ustawodawca nie ustalił krytycznego terminu, dlatego też płatnik składek musi na bieżąco mieć dostęp potwierdzający rozliczanie składek. Dokumenty rozliczeniowe – są one dowodem wykonywanych opłat składek, stąd też winny być przechowywane do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do momentu, gdy Zakład Ubezpieczeń Społecznych potwierdzi uprawnienia emerytalne.

Dokumenty pracownicze

Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej dotyczącej czasu zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę przez 50 lat od momentu zakończenia przez osobę ubezpieczoną pracy. Na podstawie tych dokumentów ZUS ustala wysokość wszelkich świadczeń, stąd tak długi okres.

Przechowywanie

Obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentów w siedzibie firmy i muszą być to dokumenty oryginalne. Na szczęście ustawodawca dopuszcza również przechowywanie dokumentacji elektronicznej, choć i tradycyjna papierowa zwłaszcza w niewielkich i długo istniejących firmach ma się całkiem dobrze. Nowoczesne firmy, również te jednoosobowe, wolą wybierać przechowywanie na dyskach i serwerach. Oszczędność czasu i pieniędzy są niejednymi atutami. Liczy się również dostęp, jaki dzięki łączom internetowym, można zyskać z niemal każdego zakątka globu. Oczywiście podobnie jak w przypadku tradycyjnej dokumentacji papierowej właściciel firmy jest zobowiązany odpowiednio zabezpieczyć dane przeniesione do archiwizacji. Stąd też przezorni przedsiębiorcy starają się umieścić dokumentacje w kilku miejscach. Wirtualne serwery, twarde dyski czy nośniki przenośne. Warto dodać, że jeśli płatnik drogą elektroniczną zarejestrował pracownika w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, to wtedy również musi przechowywać potwierdzenie owego zgłoszenia w formie elektronicznej.

0 komentarzy:

Dodaj komentarz

Chcesz się przyłączyć do dyskusji?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.