Reguły biznesowych spotkań

Nasze zachowanie w trakcie rozmowy ma kluczowy wpływ na to, jak się ona potoczy i czy przyniesie spodziewany efekt. Takie sytuacje potrafią być bardzo skomplikowane i pewne niuansów, zwłaszcza jeśli mamy do czynienia z ludźmi spoza granic naszego kraju. Jak więc wyjść z tej sytuacji obronną ręką?

Goście z innego kraju

Różnice kulturowe potrafią nam skutecznie utrudnić kontakt z drugim człowiekiem. Zazwyczaj wiążą się one z odmienną tradycją, obyczajami, a także z różną interpretacja zachowań i przestrzeganiem odmiennych norm w biznesie. Inaczej należy zatem przeprowadzać spotkanie z gościem ze Stanów Zjednoczonych, a inaczej z potencjalnym partnerem z krajów azjatyckich. Czasami nawet rozmowa z osoba z innego europejskiego państwa może stać się dla nas problemem. Nie tylko kultura, ale i sam model prowadzenia kontaktów biznesowych różni się pomiędzy Państwami, warto więc zdobyć rzetelna wiedzę na ten temat. Azjaci to w biznesie osoby bardzo powściągliwe, stąd też duża trudność w pozytywnym kontakcie z nimi. Zamiast uścisku dłoni, ukłon – ta zasada może czasem sprawić, że zostaniemy odebrani jako niepewni siebie, gdyż nie jest to dla nas naturalny element przeprowadzania spotkań.

Z Amerykanami jest trochę łatwiej, gdyż ich kultura wykształciła w nich o wiele większą otwartość. Rozmowy prowadzą bardzo swobodnie, nie trzymają się kurczowo formalnych sformułowań i tytułowania siebie nawzajem jako pan, czy pani. Lubia mówienie sobie po imieniu, a czas poświęcony na spotkania biznesowe chętnie spędzają w przyjemnych, niesztampowych lokalizacjach. Europejczycy są w zasadzie pomiędzy tymi modelami savoir-vivru w biznesie. Amerykanie swoją otwartością mogą wzbudzić w nas podejrzenia, z kolei Azjaci krępować brakiem elastyczności.

Znaleźć złoty środek

Podstawową praktyka w tego typu sytuacjach jest rzetelne przygotowanie się do spotkania. Internetowa przestrzeń posiada wręcz nieograniczone zasoby, gdzie możemy znaleźć porady a także wyznaczniki, jak należy postępować w kontaktach biznesowych z gośćmi z innego, obcego kraju. Zawsze jednak powinniśmy szczególnej uwadze poświęcić odpowiedniość wyglądu naszego stroju. Krótki rękaw koszuli, zbyt mało elegancka marynarka, ostry makijaż u Pań, czy zbytnie odsłonięcie dekoltu – to nie zadziała na naszą korzyść. Przećwiczenie uprzejmości (szczególnie ważne w kontaktach z Azjatami) też może się przydać. Dzięki takiemu przygotowaniu, zaplanowane spotkanie na pewno przebiegnie nam o wiele spokojniej i będzie w ogólnym rozrachunku bardziej udane.

Gdy kontakt z potencjalnymi partnerami trwa np. cały dzień warto zaplanować przerwy. Jest to dobry sposób na możliwość spokojnego zastanowienia się nad strategią oraz ocenę sytuacji i przeprowadzenie bilansu zysków i strat. Należy wykazać się także na gruncie pozazawodowym i np. urządzić zwiedzanie jakiejś lokalnej atrakcji (metafory, że z nami warto robić interesy). Na koniec podziękowania – nie ważne czy jesteśmy gospodarzem czy gościem. Można nawet obdarować jakimś drobiazgiem drugą stronę negocjacji biznesowych, jednak np. Japończycy nie mają takiego zwyczaju i odbierają go negatywnie.

Tekst powstał we współpracy z portalem biznespath.pl podejmującym tematykę biznesu.