Jak długo należy przechowywać dokumenty firmowe?

Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą i zatrudniający pracowników ma obowiązek, na wypadek kontroli odpowiednich instytucji, przechowywać wszystkie dokumenty związane z historią zatrudnienia poszczególnych pracowników. Czas przechowywania tych dokumentów regulują odpowiednie ustawy – o rachunkowości, o systemie ubezpieczeń społecznych czy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

1. Dokumenty podatkowe

Wszelką dokumentację podatkową należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozliczenie podatkowe. W skład dokumentów podatkowych wchodzą: oryginały i kopie faktur VAT, faktury korygujące, kopie wystawianych rachunków, księgi rachunkowe, podatkowe, przychodów i rozchodów oraz związane z ich prowadzeniem dokumenty, wreszcie wszelkiego rodzaju rejestry i ewidencje podatkowe.

2. Dokumenty rachunkowe

Czas przechowywania dokumentów rachunkowych waha się od roku do 5 lat, w zależności od rodzaju dokumentu. I tak na przykład księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz dowody księgowe dotyczące inwestycji, umów, pożyczek, kredytów czy przeszłych i aktualnych roszczeń przechowywane są przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po tym, w którym dane transakcje czy czynności zostały zakończone, spłacone i sfinalizowane. Dokumentacja obrazująca metodę prowadzonej rachunkowości przechowywana być musi przez 3 lata po okresie upłynięcia jej ważności. Z kolei dokumenty związane z reklamacją archiwizuje się przez rok od momentu jej rozliczenia. Co ważne, zakończone i zaakceptowane rachunkowe sprawozdania roczne podlegają procesowi ciągłego przechowywania.

3. Dokumenty ZUS

Na dokumentację ZUS składają się dokumenty zgłoszeniowe, czyli te, które rejestrują w ZUS-ie płatnika składek, i rozliczeniowe, czyli wszelkie deklaracje i raporty przesyłane do urzędu. Dokumenty te powinny być przechowywane przez 5 lat, licząc od daty przekazania ich do ZUS-u.

4. Dokumenty pracownicze

Dokumentacja pracownicza, czyli dane związane z poszczególnymi okresami zatrudnienia, wysokością wynagrodzenia, a także wszystkie inne dokumenty niezbędne przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury i renty muszą być przechowywane przez 50 lat, licząc od zakończenia pracy w danej firmie. Ten sam czas przechowywania dotyczy akt osobowych pracowników.

Pracodawca musi być świadomy tego, że nie przechowując przez odpowiedni czas wskazanych dokumentów bądź przechowując je w sposób niewłaściwy, uniemożliwiający ich wykorzystanie, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej.