Mała firma, dużo dokumentów – sprawna archiwizacja

Jak zatem sprawić, by dokumenty te zawsze znalazły się pod ręką i był do nich prosty dostęp? Bezwzględnie potrzebny będzie sprawny system archiwizacyjny oraz odpowiednia przestrzeń do przechowywania.

Elektroniczne systemy archiwizacyjne

Jak wiadomo, nowocześnie funkcjonujące firmy, to takie, w których system rejestracji oraz obiegu dokumentów zapisywany jest nie w tradycyjnych, przestarzałych już, ręcznie wypełnianych książkach korespondencji, (względnie w excelu w komputerze), a za pomocą nowoczesnych programów i systemów archiwizacyjnych, dających mnóstwo możliwości użytkownikom. Dzięki sprawnym programom ich użytkownicy mają możliwość śledzenia całego procesu obiegu dokumentacji od momentu jego wpływu do kancelarii, aż do etapu końcowego, jakim jest odpowiedź na pismo, zakończenie sprawy i zarchiwizowanie jej. Systemy do archiwum, z jakich najczęściej korzystają firmy, to dedykowane programy stworzone na indywidualne potrzeby danej firmy, znacznie usprawniające pracę.

Składowanie dokumentacji – regały przesuwne i inne rozwiązania

Sprawnie zarządzana firma, to jednak nie wyłącznie dokumentacja elektroniczna. To również mnóstwo dokumentów papierowych, składowanych w najróżniejszych miejscach, poczynając od segregatorów, na pudłach archiwizacyjnych kończąc.

Dokumenty te następnie gromadzone są na różnego rodzaju regałach, dzięki którym każdy dokument może znaleźć się łatwo i szybko w zasięgu ręki. Oprócz dokumentów papierowych firmy gromadzą też i dokumentację z zapisem elektrycznym. W obu tych przypadkach do tego celu służą przede wszystkim bardzo wygodne regały przesuwne, zarówno mechaniczne, jak i elektryczne, regały stacjonarne, rotacyjne, także szafy obrotowe, regały jezdne do archiwum (firmy budmax), itp. Dzięki odpowiednio dobranym regałom zyskuje się nie tylko łatwy dostęp do dokumentacji, ale i zyskuje na przestrzeni. Wygoda, optymalne wykorzystanie przestrzeni, ergonomia pracy, to tylko niektóre z zalet profesjonalnych regałów. W zestawieniu ich z przydatnymi dodatkami typu zawieszki, stojaki, haczyki etc., biuro, czy magazyn stają się miejscem uporządkowanym i wręcz przytulnym.