Jak ułożyć grafik pracy dla sklepu?

Tworzenie grafików pracy nigdy nie jest proste, ale opracowywanie harmonogramu czasu pracy dla sklepu wymaga pewnych szczególnych umiejętności. Rozplanowywanie zmian jest dodatkowo utrudnione przez godziny otwarcia – sporo sklepów działa przez cały tydzień i jest czynnych przez min. 10 godzin. Oprócz tego klienci chętniej korzystają z usług punktów sprzedaży w konkretnych dniach i godzinach. Chcąc zwiększyć efektywność zatrudnienia, należy więc zróżnicować długość zmian. A zatem – jak ułożyć grafik pracy dla sklepu, żeby jak najlepiej wykorzystać zasoby ludzkie, a jednocześnie pozostać w zgodzie z Kodeksem Pracy?

Tworzenie grafików pracy nigdy nie jest proste, ale opracowywanie harmonogramu czasu pracy dla sklepu wymaga pewnych szczególnych umiejętności. Rozplanowywanie zmian jest dodatkowo utrudnione przez godziny otwarcia – sporo sklepów działa przez cały tydzień i jest czynnych przez min. 10 godzin. Oprócz tego klienci chętniej korzystają z usług punktów sprzedaży w konkretnych dniach i godzinach. Chcąc zwiększyć efektywność zatrudnienia, należy więc zróżnicować długość zmian. A zatem – jak ułożyć grafik pracy dla sklepu, żeby jak najlepiej wykorzystać zasoby ludzkie, a jednocześnie pozostać w zgodzie z Kodeksem Pracy?

1.Podpytaj pracowników o preferencje

Nie chodzi o to, żeby urządzić koncert życzeń – wtedy niemal każdy wybierze zmianę poranną i poprosi o wolne w weekendy. Mimo wszystko układanie planu pracy warto poprzedzić wywiadem wśród pracowników. Nie wszyscy są zawsze dyspozycyjni – dotyczy to zwłaszcza studentów (np. zaocznych) i rodziców, którzy potrzebują odebrać dzieci z przedszkola. Czy wiesz, że problemy z pogodzeniem pracy i życia prywatnego to jeden z najczęstszych powodów rezygnacji ze stanowiska? Jeśli zależy ci na twojej załodze, postaraj się uwzględnić w grafiku preferencje swoich pracowników. Pamiętaj, żeby podpytać o nieodpowiednio wcześnie – harmonogram powinien być podany do wiadomości nie później niż tydzień przed rozpoczęciem miesiąca, którego dotyczy.

2. Rozplanuj dni wolne

Kolejnym etapem powinno być naniesienie na grafik wszelkich urlopów. Przy rocznym planie urlopowym sprawa jest banalnie prosta – wystarczy przenieść odpowiednie dni do harmonogramu. W innych wypadkach należy jednak porządnie przemyśleć kwestię rozdzielania wolnego. Pamiętaj, zatrudnieni na umowie o pracę mają prawo do 20-26 dni urlopu (w ciągu roku), w tym do 14 dni nieprzerwanego odpoczynku. Weź pod uwagę specyfikę prowadzenia sklepu – zwykle sprzedaż kształtuje się sezonowo. Przykładowo: rozdawanie na prawo i lewo grudniowych urlopów absolutnie nie wchodzi tutaj w grę. Pilnuj też, żeby urlopy pracowników nie nakładały się na siebie – dzięki temu unikniesz sytuacji, w której zabraknie rąk do obsługiwania klientów, a w sklepie utworzą się długie kolejki.

3. Ustal poszczególne zmiany

Żeby oszacować, ilu pracowników potrzebujesz w danych godzinach czy dniach tygodnia, zapoznaj się z planowaną wysokością sprzedaży. Kiedy sklep jest pusty, nie potrzebujesz kilku osób za ladą; z kolei w gorących okresach wypada zadbać o jak największą obsadę. Godziny najniższej i najwyższej sprzedaży zależą m.in. od lokalizacji sklepu i od branży; najlepsze efekty da jednak lektura własnego raportu sprzedaży godzinowej. Dobrze jest połączyć wiedzę wynikającą z własnego doświadczenia z obliczeniami wedle wzoru na produktywność. Zamiast liczyć wszystko samemu, możesz sięgnąć po dostępne w internecie narzędzia. Przykładowo na stronie https://www.grafikoptymalny.pl odnajdziesz program opracowujący grafiki zgodne z Kodeksem Pracy, który samodzielnie dostosowuje liczbę pracowników do okresowej wielkości sprzedaży. Korzystają z niego takie firmy, jak Flying Tiger Copenhagen i Pyszne.pl. Pierwszy miesiąc możesz go używać zupełnie za darmo!

Obsadzając zmiany, pamiętaj o:

– planowaniu czynności niezwiązanych bezpośrednio ze sprzedażą (czynności administracyjnych, visual merchandisingu, przyjęciu dostawy itp.),

– możliwości wykorzystania równoważnego czasu pracy (wtedy możesz planować max. 12 godzinne zmiany, równoważąc je krótszymi zmianami w innych dniach – wyeliminuje to nieefektywne zachodzenie na siebie zmian)

– uwzględnianiu norm dotyczących odpoczynków (min. 11 godzin na dobę, obowiązkowy 35-godzinny odpoczynek raz w tygodniu i co czwarta wolna niedziela).

Choć powyższe trzy kroki wiele wyjaśniają, to jednak tworzenie grafików pracy jest nieco bardziej skomplikowane. Kliknij w link i pobierz darmowy poradnik w PDF zawierający wszystkie 19 zasad tworzenia grafików pracy: https://www.grafikoptymalny.pl/Pages/Tworz_dobre_grafiki_pracy