Inbox Zero – czyli jak powinno się korzystać z poczty elektronicznej?

Poczta elektroniczna jest elementarnym narzędziem pracy każdej firmy, każdego przedsiębiorstwa oraz biznesu. Należy zatem korzystać z niej w sposób świadomy i uporządkowany, tak by nie była ona czynnikiem dezorganizującym i utrudniającym nasze działanie, ale wpływała usprawniająco na pracę. Pomocna w osiągnięciu tego celu jest metoda Inbox Zero.

Kosz – Twój najlepszy przyjaciel

Metoda Inbox Zero polega na systematycznym opróżnianiu skrzynki odbiorczej Twojej poczty elektronicznej. Głównym jej założeniem jest to, aby w katalogu „odebrane” nie znajdowały się żadne wiadomości. W momencie, w którym stykasz się z danym mailem bądź go otwierasz, musisz podjąć wobec niego konkretną czynność. Jeśli wiesz, że wiadomość nie przyda Ci się ani teraz, ani w przyszłości, automatycznie ją usuwasz – niektórych maili nie trzeba nawet otwierać, od razu bowiem widać, że są nieprzydatne. Jeśli natomiast zawarte w wiadomości informacje wymagają od Ciebie odpowiedzi lub podjęcia jakiejś czynności, której wykonanie nie potrwa dłużej niż 2 minuty – zrealizuj je, a następnie usuń bądź zarchiwizuj mail (może on bowiem zawierać przydatne w przyszłości dane). Gdy zadanie określone w wiadomości jest bardziej czasochłonne, odłóż je na później, a mail, podobnie jak we wcześniejszym przypadku, usuń lub zarchiwizuj. Ostatnia czynność polega na oddelegowaniu wiadomości – dzieje się to wówczas, gdy mail został do Ciebie wysłany przez przypadek. Przesyłasz go wtedy do właściwego adresata i usuwasz ze swojej skrzynki.

Obowiązek zamień w dobry nawyk

Początkowo, wcielenie w życie metody Inbox Zero może przysparzać Ci nieco trudności, szczególnie jeśli do tej pory nie przywiązywałeś należytej wagi do porządku w skrzynce odbiorczej. Jednak stopniowo, małymi kroczkami, możesz ją całkowicie opróżnić. Specjaliści od rozwoju osobistego uważają, że wystarczy 27 dni, aby dana czynność mogła stać się naszym nawykiem. Dlatego codziennie, przez 30-40 dni, o określonej porze dnia, dogodnej dla Ciebie, na przykład na zakończenie pracy, wykonuj trzy obowiązkowe czynności. Przeanalizuj każdą odebraną wiadomość, nie pomijając ani jednej z nich. Wykonaj, w zależności od rodzaju maila, jedną z opisanych wcześniej operacji. I najważniejsze – realizuj zadanie do końca, do momentu, aż skrzynka odbiorcza będzie zupełnie pusta.

Kontrola i porządek – zalety Inbox Zero

Systematyczne opróżnianie skrzynki odbiorczej Twojej poczty, analizowanie każdej przychodzącej wiadomości pod kątem jej przydatności sprawi, że nie przeoczysz ważnych maili, z łatwością je odnajdziesz i na wszystkie z nich będziesz mógł szybko odpowiedzieć. Porządek w wiadomościach przychodzących wpłynie na usprawnienie Twojej pracy, lepszą jej organizację, a Tobie pozwoli przejąć kontrolę nad pocztą, nie na odwrót.

Metoda Inbox Zero to łatwy i skuteczny sposób na zwiększenie produktywności Twojej pracy.