Jak powinno się pisać pisma urzędowe?

Poprawnie skonstruowane pismo urzędowe, z zachowaniem odpowiedniego stylu oraz właściwie dobranym słownictwem, może wpłynąć na pozytywne rozpatrzenie sprawy, z jaką zwracamy się do urzędu. Warto zadbać o staranne przygotowanie pisma, gdyż świadczy ono o nas samych i naszym stosunku do adresata.

Dobierz styl do sytuacji

Pismo urzędowe pisane jest w stylu oficjalnym. Wyróżnia się on trzema podstawowymi cechami. Po pierwsze zdania powinny być proste, nierozbudowane i formułowane w taki sposób, aby przedstawiały sedno sprawy i konkretne informacje. Znakiem rozpoznawczym pisma urzędowego są ponadto strona bierna oraz bezosobowe formy czasownika (na przykład „napisano”, „zlecono”, „postanowiono”). Styl oficjalny cechuje się również neutralnością, co oznacza, że nie mogą się w nim pojawić sformułowania świadczące o emocjonalnym nastawieniu nadawcy wobec opisywanej sprawy.

Poprawność językowa

Każdy dokument, bez względu na swój charakter i styl, musi być napisany z zachowaniem wszystkich poprawnościowych reguł języka – ortograficznych, interpunkcyjnych i stylistycznych. Dlatego przed złożeniem pisma do urzędu, przeczytajmy go kilkakrotnie – pomoże nam to wyłapać ewentualne błędy.

Przejrzystość i estetyka

Pismo urzędowe, aby było czytelnie napisane i tym samym estetyczne, musi zawierać najważniejsze elementy. Są to: imię i nazwisko nadawcy, jego dane teleadresowe bądź nazwa i adres firmy (lewy górny róg), miejsce i data przygotowania pisma (prawy górny róg), dane adresata – może to być jedna osoba lub firma (prawy róg, poniżej miejsca i daty), tytuł pisma (na przykład „wniosek”, „prośba”), w pierwszym akapicie przedstawiamy sprawę, o której piszemy, w kolejnych podajemy więcej szczegółów. Pismo kończymy podpisem, najlepiej odręcznym, pod którym możemy wymienić listę załączników. W pismach urzędowych zawrzeć można także numer referencyjny sprawy, jeśli został on nam przydzielony. Pamiętajmy również o podaniu poprawnej formy tytułu zawodowego lub naukowego osoby, do której się zwracamy.

Uprzejmość nie zawadzi

Postarajmy się, aby nasze pismo urzędowe wywarło na adresacie dobre wrażenie. Stosujmy w tym celu zwroty grzecznościowe – na początku i na końcu pisma, w obrębie głównej treści, a w ostatnim akapicie zasugerujmy uprzejmie, iż mamy nadzieję na pozytywne rozpatrzenie sprawy.

Standardy komputerowe

Korzystając podczas tworzenia pisma z edytorów tekstu, przestrzegajmy ogólnie przyjętych standardów – czcionka Times New Roman, rozmiar 12 punktów, interlinia 1,5, marginesy 2,5-3 cm, tekst wyjustowany.

Warto pamiętać o przestrzeganiu opisanych powyżej zasad. Będziemy mieć wówczas gwarancję, że nasze pismo urzędowe zostało przygotowane w sposób profesjonalny.